WhatsApp Business API per amministratori di condominio: cos'è, quanto costa, cosa serve

Molti studi usano WhatsApp con i condòmini dal cellulare dell’amministratore o con l’app WhatsApp Business. Quando i messaggi crescono, o quando si vuole far rispondere un assistente automatico, si arriva alla WhatsApp Business API. Ecco cos’è, come funziona, quanto costa e cosa serve per attivarla, spiegato per uno studio di amministrazione.

Le regole e le tariffe di Meta cambiano nel tempo: per i dettagli fa fede la documentazione ufficiale della piattaforma WhatsApp Business.

Cos’è

La WhatsApp Business API, chiamata da Meta piattaforma WhatsApp Business, è la versione di WhatsApp per le aziende che devono gestire molti messaggi. Rispetto all’app:

• il numero non è legato a un telefono acceso in ufficio;
• più persone possono lavorare sulle stesse conversazioni;
• un sistema automatico, ad esempio un assistente AI, può rispondere;
• i messaggi si possono collegare ad altri programmi: ticket, gestionale, portale.

Non si scarica da uno store: si usa tramite un fornitore che si collega alla piattaforma di Meta.

App o API: il confronto

	App WhatsApp Business	WhatsApp Business API
Costo	Gratuita	Messaggi modello a pagamento, più il fornitore
Telefono acceso	Sì	No
Più operatori	Limitato	Sì
Risposte automatiche	Messaggi di assenza e risposte rapide	Assistente collegato ai dati dello studio
Collegamento a ticket e gestionale	No	Sì
Adatta a	Studio piccolo, pochi messaggi	Studio con molti condòmini o risposta 24 ore su 24

Un confronto più ampio, compreso il cellulare personale, è nella guida su WhatsApp per lo studio di amministrazione.

Le regole principali

La finestra di 24 ore

Quando un condòmino scrive allo studio, si apre una finestra di 24 ore in cui lo studio, o l’assistente, può rispondere liberamente, con testo, foto e documenti. Ogni nuovo messaggio del condòmino riapre la finestra.

I messaggi modello

Per scrivere per primi, o dopo che la finestra si è chiusa, servono messaggi modello (template) approvati da Meta. Meta li classifica per categoria, ad esempio servizio o marketing. Attenzione: un testo generico, anche se pensato come avviso di servizio, può essere classificato come marketing, con regole e costi diversi. Conviene scrivere modelli precisi, legati a una richiesta specifica (ad esempio l’aggiornamento su una segnalazione).

Il consenso

Per inviare messaggi modello serve che il destinatario abbia accettato di riceverli. Per lo studio vuol dire: il condòmino ha scritto per primo o ha dato il numero per ricevere aggiornamenti sulle sue richieste.

Nome e profilo

Il nome visualizzato (ad esempio «Studio Rossi Amministrazioni») viene verificato da Meta. Si possono impostare logo, descrizione e indirizzo, così il condòmino vede subito chi gli risponde.

Quanto costa

Ci sono due voci:

1. Meta: fa pagare principalmente i messaggi modello inviati dall’azienda, con prezzi diversi per categoria e per paese; le risposte entro la finestra di 24 ore sono di regola gratuite.
2. Il fornitore: il servizio che gestisce numero, piattaforma e, se c’è, l’assistente.

Per uno studio che riceve soprattutto messaggi dai condòmini e risponde, la parte di Meta è di solito contenuta. Pesa di più se si mandano molti avvisi per primi.

Cosa serve per attivarla

• Un account Meta Business a nome dello studio, o del fornitore se il numero è suo.
• Un numero di telefono che riceva il codice di verifica e non sia già usato su un altro account WhatsApp, oppure la migrazione del numero dall’app.
• Un fornitore collegato alla piattaforma.
• Il nome visualizzato e il profilo dello studio.
• Per i messaggi modello, un metodo di pagamento collegato all’account.

Privacy

• Lo studio resta titolare dei dati dei condòmini; il fornitore è responsabile del trattamento e serve l’accordo dell’art. 28 GDPR.
• Nell’informativa va indicato il canale WhatsApp e, se risponde un’AI, va detto (vedi la guida sull’AI Act).
• Meglio un numero ufficiale e conversazioni private con ogni condòmino che un gruppo in cui tutti vedono i numeri di tutti: ne parliamo nella guida sul gruppo WhatsApp del condominio.

Con Limeline

Limeline usa la piattaforma WhatsApp Business: lo studio riceve un numero dedicato già attivo, con il nome e il logo dello studio, senza SIM né telefono in ufficio. Si occupa Limeline di numero, piattaforma e messaggi modello. L’assistente AI risponde ai condòmini a qualsiasi ora, capisce foto e messaggi vocali e passa le segnalazioni allo studio; anche i tecnici ricevono le richieste su WhatsApp con i pulsanti «Accetto» e «Non posso». Per comunicare il numero ai condòmini ci sono i modelli di avviso, e i piani sono nella sezione prezzi.

Dettagli nella pagina WhatsApp Business.