Come comunicare ai condòmini il nuovo numero WhatsApp dello studio (con modello)

Hai attivato il numero WhatsApp dello studio. Adesso viene la parte che decide se funzionerà: farlo sapere ai condòmini. Un numero che nessuno conosce resta vuoto, e il telefono dell’ufficio continua a squillare. In questa guida trovi i testi pronti e i consigli per diffonderlo bene.

Cosa deve contenere l’avviso

Quattro informazioni, non di più:

1. Il numero, in grande, con il nome dello studio.
2. A cosa serve: segnalare guasti, chiedere informazioni, fissare un appuntamento.
3. Quando risponde: sempre, o in quali orari. Se risponde un assistente AI, va detto.
4. Cosa fare in emergenza: gas, incendio, persone in pericolo, prima il 112.

Tutto il resto (istruzioni dettagliate, regole d’uso) può stare in una seconda pagina o sul sito.

Il link e il QR code

Su WhatsApp ogni numero ha un link diretto: https://wa.me/ seguito dal numero con il prefisso internazionale, senza spazi, «+» o zeri iniziali in più. Ad esempio, per il numero 02 1234 5678: https://wa.me/390212345678.

• Nelle email e sul sito basta il link: chi lo apre dallo smartphone si trova nella chat dello studio.
• In bacheca il link diventa un QR code, con qualsiasi generatore gratuito: il condòmino lo inquadra con la fotocamera e salva il numero in un secondo.

Se preferisci tenere il numero di sempre anche per le telefonate, vedi l’inoltro di chiamata dal numero dello studio.

Modello 1: avviso in bacheca

NUOVO NUMERO WHATSAPP DELLO STUDIO Studio [nome] – [numero]

Da [data] potete scrivere allo studio su WhatsApp per: – segnalare un guasto nelle parti comuni o nel vostro appartamento; – chiedere informazioni su rate, assemblee e documenti; – fissare un appuntamento con lo studio.

Risponde l’assistente virtuale dello studio, basato su intelligenza artificiale, 24 ore su 24. Le segnalazioni vengono passate allo studio e ai fornitori del condominio. Potete scrivere, mandare foto o messaggi vocali.

In caso di emergenza (fuga di gas, incendio, persone in pericolo) chiamate prima il 112.

[QR code] Inquadrate il codice per salvare il numero.

Modello 2: circolare o comunicazione periodica

Gentili condòmini, per rispondere più rapidamente alle vostre richieste, da [data] lo Studio [nome] ha un numero WhatsApp dedicato: [numero]. Su questo numero risponde in ogni momento l’assistente virtuale dello studio, un sistema di intelligenza artificiale che risponde alle domande più frequenti e raccoglie le segnalazioni di guasto, che vengono poi gestite dallo studio e dai fornitori. Le conversazioni sono conservate per gestire le richieste, come indicato nell’informativa privacy disponibile [dove]. Il numero dello studio [numero fisso] resta attivo negli orari d’ufficio. Per le comunicazioni formali (disdette, contestazioni) continuate a usare PEC o raccomandata. In caso di emergenza chiamate sempre prima il 112. Cordiali saluti, [firma]

Modello 3: email breve

Oggetto: Il nuovo numero WhatsApp dello Studio [nome] Da oggi potete scriverci su WhatsApp al [numero], a qualsiasi ora: risponde l’assistente virtuale dello studio, che raccoglie le segnalazioni e risponde alle domande più frequenti. Salvate il numero con un clic: [link wa.me].

Modello 4: messaggio da far girare nel gruppo del condominio

Molti condomini hanno un gruppo WhatsApp tra vicini. Al consigliere o a un condòmino di riferimento si può chiedere di inoltrare:

Lo Studio [nome] ha un nuovo numero WhatsApp per segnalazioni e informazioni, attivo 24 ore su 24: [link wa.me]. Le segnalazioni scritte lì arrivano direttamente allo studio e ai fornitori.

Lo studio non deve entrare nel gruppo: basta che il numero arrivi a tutti.

Perché è meglio che lo studio resti fuori dal gruppo lo spieghiamo nella guida sul gruppo WhatsApp del condominio.

Quando e quante volte

• Prima settimana: avviso in bacheca in tutti i condomini, email e circolare.
• Prima assemblea utile: un promemoria nella convocazione e due parole durante la riunione.
• Dopo un mese: un secondo avviso o un promemoria, ad esempio insieme a una comunicazione sulle rate.
• Sempre: numero sul sito dello studio, nella firma delle email, nella segreteria telefonica fuori orario («potete scriverci su WhatsApp al…»).

La convocazione resta quella formale: su cosa WhatsApp può fare intorno all’assemblea vedi si può convocare l’assemblea su WhatsApp?.

Errori da evitare

• Non dire che risponde un’AI. Oltre a essere un obbligo (art. 50 dell’AI Act), crea aspettative sbagliate. Vedi la guida sull’AI Act per l’amministratore.
• Usare il cellulare personale come «numero WhatsApp dello studio»: dopo qualche settimana diventa ingestibile. Ne parliamo nella guida su WhatsApp per lo studio.
• Comunicarlo una volta sola. Le persone salvano un numero quando serve, non quando leggono l’avviso: va ripetuto.

Con Limeline

Il numero che Limeline dà allo studio è già attivo su WhatsApp Business con il nome e il logo dello studio, quindi i condòmini vedono subito chi risponde. Nel portale trovi anche una guida animata «Come funziona WhatsApp» con i passaggi per comunicarlo ai condòmini. Per vedere i piani, guarda la sezione prezzi.