AI Act e assistenti al telefono: cosa cambia per l'amministratore di condominio dal 2 agosto 2026

Dal 2 agosto 2026 è in vigore una parte importante dell’AI Act europeo: gli obblighi di trasparenza per i sistemi che parlano con le persone. Riguarda chatbot e assistenti vocali, quindi anche lo studio di amministrazione che fa rispondere un assistente AI al telefono o su WhatsApp. In questa guida vediamo in modo pratico cosa cambia e cosa fare.

Questa guida è informativa e non sostituisce un parere legale. Per il testo ufficiale e gli aggiornamenti fa fede il Regolamento pubblicato su EUR-Lex.

Cos’è l’AI Act e quando si applica

L’AI Act è il Regolamento (UE) 2024/1689, entrato in vigore il 1° agosto 2024. Essendo un regolamento, vale direttamente in tutti gli Stati membri, Italia compresa. Si applica a tappe:

Dal	Cosa
2 febbraio 2025	Pratiche vietate (art. 5) e alfabetizzazione in materia di AI (art. 4)
2 agosto 2025	Regole per i modelli di AI per finalità generali
2 agosto 2026	Obblighi di trasparenza (art. 50) e gran parte del regolamento
2 dicembre 2027	Obblighi per i sistemi ad alto rischio dell’Allegato III, rinviati dal pacchetto «Digital Omnibus»

Le date dei sistemi ad alto rischio sono state oggetto di modifiche: prima di decisioni importanti conviene verificare il testo in vigore.

L’obbligo che interessa lo studio: la trasparenza (art. 50)

L’art. 50 prevede che i sistemi di AI destinati a interagire direttamente con le persone siano progettati in modo che le persone sappiano di parlare con un’AI, salvo che sia evidente dal contesto. L’informazione va data in modo chiaro, al più tardi al momento della prima interazione.

In pratica, per un assistente al telefono o su WhatsApp:

• si presenta come assistente virtuale dello studio nella prima frase;
• non finge di essere una persona, nemmeno se il condòmino lo chiede;
• se il condòmino vuole parlare con una persona, l’assistente registra la richiesta e la passa all’ufficio.

L’obbligo di progettazione è del fornitore, ma lo studio non deve disattivarlo o aggirarlo, ad esempio con un saluto che faccia credere di parlare con una segretaria.

Fornitore e deployer: chi fa cosa

L’AI Act distingue tra:

• fornitore (chi sviluppa il sistema e lo mette sul mercato): deve rispettare gli obblighi di progettazione, compresa la trasparenza;
• deployer (chi usa il sistema nella propria attività): lo studio di amministrazione.

Per lo studio, come deployer, conta soprattutto:

1. Usare il sistema secondo le istruzioni del fornitore.
2. Formare chi ci lavora. L’art. 4 chiede che il personale che usa sistemi di AI abbia un livello sufficiente di alfabetizzazione: sapere cosa fa l’assistente, dove può sbagliare, come controllare le conversazioni.
3. Mantenere il controllo umano. Decisioni su spese, interventi straordinari, contestazioni restano all’amministratore.

Per una panoramica degli usi dell’AI nello studio vedi intelligenza artificiale per amministratori di condominio.

Emergenze: dove passa il confine dell’alto rischio

Tra i sistemi ad alto rischio, l’Allegato III dell’AI Act elenca quelli destinati a valutare e classificare le chiamate di emergenza o a decidere e dare priorità all’invio dei soccorsi. Per questi sistemi gli obblighi sono molto più pesanti.

Un assistente per condomini non deve fare questo. Davanti a una fuga di gas, un incendio o una persona bloccata in ascensore, il comportamento corretto è:

• indicare subito il numero da chiamare: 112, 115, pronto intervento gas;
• non chiedere dati inutili prima di averlo fatto;
• aprire un ticket urgente e avvisare lo studio e il fornitore, lasciando ogni decisione sui soccorsi alle persone.

È esattamente come funziona Limeline: non smista i soccorsi, indica chi chiamare e avvisa.

Come organizzare le emergenze nello studio è spiegato nella procedura per le emergenze e, per il caso più delicato, nella guida sulla fuga di gas.

AI Act e GDPR: due regole diverse

L’AI Act non sostituisce il GDPR. Se l’assistente tratta dati dei condòmini (nome, numero, indirizzo, contenuto della chiamata), restano necessari:

• l’accordo sul trattamento dei dati con il fornitore (art. 28 GDPR), che indichi finalità, misure di sicurezza, sub-fornitori e luoghi di trattamento;
• l’informativa ai condòmini (art. 13 GDPR), che menzioni il canale telefonico o WhatsApp, l’uso dell’AI e l’eventuale registrazione delle chiamate;
• regole chiare sulla conservazione di registrazioni e trascrizioni;
• garanzie sul fatto che le conversazioni non siano usate per addestrare modelli pubblici, se è questo che lo studio vuole.

Il dettaglio su base giuridica, informativa e conservazione è nella guida registrare le chiamate dei condòmini: cosa dice il GDPR.

Checklist per lo studio

1. L’assistente dice di essere un’AI nella prima frase? Prova a chiamarlo tu.
2. Nelle emergenze indica subito il numero da chiamare, senza decidere al posto delle persone?
3. Lo studio vede tutte le conversazioni e può correggere le risposte?
4. Chi lavora nello studio sa come funziona e dove può sbagliare?
5. È firmato l’accordo art. 28 GDPR con il fornitore?
6. I condòmini sono stati informati, con un avviso e nell’informativa?
7. Sono decisi i tempi di conservazione delle registrazioni?

Un testo pronto per i condòmini

Nuovo servizio di risposta dello studio Da [data] al numero [numero] e su WhatsApp risponde anche l’assistente virtuale dello Studio [nome], basato su intelligenza artificiale. L’assistente risponde alle domande più frequenti e raccoglie le segnalazioni, che vengono gestite dallo studio e dai fornitori del condominio. Le conversazioni sono registrate per gestire le richieste. In caso di emergenza chiamate sempre il 112. L’informativa privacy completa è disponibile [dove].

Se vuoi verificare di persona come si presenta un assistente conforme, chiamalo dal sito: la prima frase dice chi è. Le scelte di Limeline su GDPR e AI Act sono riassunte nella sezione conformità della pagina principale.

Altri testi per bacheca, circolare ed email sono nella guida su come comunicare il nuovo numero WhatsApp.