Informativa per condòmini e fornitori

In breve

• Quando chiami o scrivi su WhatsApp al tuo studio di amministrazione, può risponderti un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale (per esempio «Sofia»). Te lo dice all’inizio della conversazione.
• Le chiamate vengono registrate e trascritte, così la tua segnalazione arriva allo studio completa e corretta.
• I tuoi dati li decide e li usa lo studio che amministra il tuo condominio. Limeline è il servizio tecnico che lo studio usa e li tratta solo per suo conto.
• In caso di pericolo (gas, incendio, persone bloccate) chiama subito il 112 o il 115: l’assistente non è un servizio di emergenza.

1. Chi è il titolare dei dati

Il titolare del trattamento è lo studio di amministrazione condominiale che gestisce il tuo condominio (o che ti ha affidato l’intervento, se sei un fornitore). I suoi dati di contatto sono quelli che usi abitualmente per parlare con lo studio.

CHAINWEB Corporation Srls (Via Frassineto 42, 10139 Torino, P.IVA IT13486060018), che offre il servizio Limeline, è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): tratta i dati solo secondo le istruzioni dello studio e per far funzionare l’assistente. Contatto: [email protected].

2. Quali dati

Condòmini e residenti: nome, numero di telefono, condominio, scala, piano o interno, descrizione del problema, messaggi, foto e messaggi vocali che invii (i vocali vengono trascritti), registrazione audio e trascrizione della chiamata, riepilogo automatico, stato della richiesta.

Fornitori (idraulici, elettricisti, ascensoristi e altri): nome, ditta, telefono, categoria di intervento, risposte agli incarichi (accettato, rifiutato, lavoro finito).

3. Perché e su quale base

I dati servono a:

• ricevere e capire la tua segnalazione, anche fuori dall’orario dell’ufficio;
• aprire una richiesta di intervento e avvisare lo studio;
• mandare al fornitore incaricato i dati necessari all’intervento (indirizzo, scala, interno, problema, nome e telefono di chi ha segnalato);
• tenerti aggiornato sulla richiesta via SMS o WhatsApp, con un link per seguirla;
• garantire la qualità e la sicurezza del servizio.

La base giuridica è l’esecuzione dell’incarico di amministrazione del condominio e degli obblighi dell’amministratore (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR, art. 1130 del codice civile) e il legittimo interesse dello studio a gestire in modo rapido e documentato le segnalazioni (art. 6.1.f). Per i fornitori, l’esecuzione del rapporto con lo studio.

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale pubblici.

4. Assistente virtuale e registrazione delle chiamate

All’inizio della conversazione l’assistente dice di essere un assistente virtuale, come richiede il Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (AI Act). Le chiamate vengono registrate e trascritte. Se non vuoi parlare con l’assistente puoi chiudere e contattare lo studio negli orari d’ufficio o per email.

L’assistente può capire male: lo studio controlla le richieste aperte. Nessuna decisione che ti riguarda viene presa solo in modo automatico.

5. Per quanto tempo

• Registrazioni e trascrizioni delle chiamate: al massimo 12 mesi (lo studio può scegliere un tempo più breve), poi vengono cancellate in automatico.
• Richieste, messaggi e dati di contatto: per il tempo in cui lo studio usa il servizio.
• Se lo studio smette di usare Limeline: i dati vengono cancellati dopo 90 giorni.

Lo studio può conservare i dati più a lungo nei propri archivi, secondo i propri obblighi.

6. Chi riceve i dati

• Lo studio di amministrazione e le persone autorizzate che vi lavorano.
• Il fornitore incaricato dell’intervento, solo per i dati necessari.
• I fornitori tecnici di Limeline (sub-responsabili): Supabase (database, UE), Cloudflare (siti e copia di sicurezza in UE), Retell AI (gestione delle chiamate, USA), OpenAI (modello linguistico e trascrizione, USA), ElevenLabs (voce dell’assistente, USA), Telnyx e Vonage (numeri di telefono e SMS), Meta (WhatsApp), Resend (email).

Alcuni fornitori trattano dati fuori dall’Unione europea, con le garanzie previste dal GDPR (EU-US Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard).

7. WhatsApp

Se scrivi allo studio su WhatsApp riceviamo tramite Meta il tuo numero, il nome del profilo e i messaggi che invii, e li usiamo solo per gestire la tua richiesta. Meta tratta questi dati anche secondo la propria informativa. Puoi smettere di scrivere in qualsiasi momento; se non vuoi più ricevere aggiornamenti su WhatsApp, dillo allo studio. I fornitori possono rispondere «STOP» per non ricevere più incarichi su WhatsApp.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei tuoi dati e opporti al trattamento. Scrivi allo studio che amministra il tuo condominio oppure a [email protected]: inoltriamo la richiesta allo studio e lo aiutiamo a risponderti entro 30 giorni.

Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

9. Come chiedere la cancellazione dei dati

Scrivi a [email protected] con oggetto «Cancellazione dati», indicando il numero di telefono da cui hai chiamato o scritto e, se lo conosci, lo studio di amministrazione. Entro 30 giorni, d’accordo con lo studio titolare, cancelliamo registrazioni, trascrizioni, messaggi e dati di contatto, salvo quelli che la legge obbliga a conservare, e ti confermiamo l’avvenuta cancellazione.