Le 20 domande che i condòmini fanno sempre allo studio (e come rispondere senza telefonate)

Chi lavora in uno studio di amministrazione le conosce a memoria: «quando scade la rata?», «a che ora è l’assemblea?», «mi manda il verbale?». Domande semplici, che però tengono occupata la linea e interrompono il lavoro. Qui trovi le venti più frequenti, divise per tema, con le informazioni da preparare per rispondere in un attimo, o senza nemmeno rispondere al telefono.

Studio e contatti

1. Quali sono gli orari dello studio?
2. A chi devo scrivere per…? (segnalazioni, contabilità, assemblee)
3. Qual è l’indirizzo PEC dello studio?

Da preparare: orari d’ufficio e telefonici, canali (telefono, WhatsApp, email, PEC) e cosa si gestisce su ognuno, reperibilità per le emergenze. Vedi la guida sulla reperibilità dell’amministratore.

Rate e pagamenti

4. Quando scade la prossima rata?
5. Quanto devo pagare?
6. Qual è l’IBAN del condominio?
7. Ho pagato, perché risulto ancora da pagare?

Da preparare: calendario delle rate approvato, IBAN del conto condominiale, istruzioni per la causale, dove vedere la propria situazione (area riservata del gestionale). La domanda 7 va passata allo studio: è una situazione personale.

Assemblee

8. Quando è la prossima assemblea?
9. Dove si tiene? Si può partecipare in videoconferenza?
10. Posso delegare qualcuno?
11. Mi mandate il verbale dell’ultima assemblea?

Da preparare: data, ora, luogo e modalità della prossima assemblea, ordine del giorno, regole sulle deleghe (art. 67 disp. att. c.c.), dove trovare i verbali. Per la videoconferenza, l’art. 66 disp. att. c.c. la consente, anche se il regolamento non la prevede, con il consenso della maggioranza dei condòmini: va indicato se è prevista.

Su cosa WhatsApp può fare intorno all’assemblea vedi si può convocare l’assemblea su WhatsApp?.

Regole del condominio

12. Posso mettere la bici nel cortile / il passeggino sul pianerottolo?
13. Quali sono gli orari di silenzio?
14. Come funziona la raccolta differenziata nel condominio?
15. Posso fare lavori in casa? Devo avvisare qualcuno?

Da preparare: le regole principali del regolamento di condominio, in parole semplici, con il rimando al testo completo; orari e modalità della raccolta rifiuti; cosa comunicare all’amministratore prima dei lavori (l’art. 1122 c.c. prevede di darne preventiva notizia all’amministratore per le opere nelle parti di proprietà esclusiva che possono interessare le parti comuni).

Una domanda frequente riguarda antenne e parabole: la risposta è nella guida sull’antenna TV centralizzata.

Servizi e fornitori

16. Quando passa la ditta delle pulizie?
17. Come si attiva il riscaldamento / quali sono gli orari?
18. Chi devo chiamare per un guasto?

Da preparare: giorni dei servizi, orari del riscaldamento decisi dall’assemblea, come segnalare un guasto e cosa fare in emergenza. Per la parte guasti vedi la guida su come gestire le segnalazioni dei condòmini.

Documenti e pratiche

19. Mi serve una dichiarazione / un documento per il notaio o per la banca.
20. Ho venduto / comprato casa: cosa devo comunicare?

Da preparare: come si richiedono i documenti, tempi e costi se previsti; cosa deve comunicare chi compra o vende (l’art. 1130 c.c. sull’anagrafe condominiale prevede la comunicazione delle variazioni all’amministratore, e chi vende resta obbligato in solido per i contributi fino alla trasmissione della copia dell’atto, art. 63 disp. att. c.c.).

Cosa non va mai risolto in automatico

Alcune richieste devono sempre arrivare a una persona dello studio:

• contestazioni su spese, ripartizioni, delibere;
• situazioni personali: difficoltà di pagamento, problemi di salute, liti tra vicini;
• dati di altri condòmini: chi abita dove, chi non ha pagato, numeri di telefono;
• codici e accessi: codici del portone, chiavi, password.

Come organizzare le risposte

1. Un documento per ogni condominio con le informazioni specifiche: rate, assemblee, servizi, regole.
2. Una parte comune a tutto lo studio: orari, contatti, procedure.
3. Aggiornamento dopo ogni assemblea e all’inizio di ogni anno di gestione.
4. Lo stesso materiale per tutti: personale, sito, avvisi, assistente AI.

Quanto tempo si risparmia lo mostra il caso Condominio 24.

Con un assistente AI

Con Limeline, per ogni condominio lo studio inserisce le informazioni per l’assistente e può caricare i documenti del condominio. L’assistente risponde su WhatsApp con quelle informazioni, a qualsiasi ora; se la risposta non c’è, lo dice e passa la domanda allo studio. Codici e password non li comunica. Ogni mese lo studio vede cosa chiedono i condòmini e a cosa l’assistente non ha saputo rispondere, così sa quali informazioni aggiungere.

Per capire quanto tempo vale tutto questo nel tuo studio, vedi la guida su quanto costa rispondere al telefono.

Per i documenti che stanno nel portale del gestionale vedi portale condòmini o WhatsApp. Per provarlo, chiama l’assistente dal sito.