Quanto costa allo studio rispondere al telefono? Il calcolo, passo per passo

Un metodo semplice per calcolare quante ore e quanti euro costa allo studio rispondere a telefonate e messaggi dei condòmini, con tre esempi e una tabella da compilare.

Alina VoroncovaFondatrice di Limeline 31 ottobre 2026 · 3 min di lettura

«Il telefono mi porta via la giornata» è una frase che si sente in quasi ogni studio. Ma quante ore sono davvero, e quanto valgono? Fare il conto serve a due cose: capire dove si perde tempo e decidere con numeri, non a sensazione, se e come cambiare organizzazione. Qui trovi un metodo semplice e tre esempi.

Cosa entra nel costo di una richiesta

La telefonata in sé è solo una parte. Una segnalazione di guasto tipica comprende:

la chiamata del condòmino, con le domande per capire dove e cosa;
l’annotazione: scrivere la segnalazione da qualche parte;
la ricerca: trovare il fornitore giusto per quel condominio, il suo numero, eventuali contratti;
la chiamata al fornitore, spesso più di una se non risponde;
la richiamata al condòmino per dirgli cosa succede;
le chiamate di sollecito di chi non ha avuto notizie, e dei vicini che segnalano lo stesso guasto.

Una domanda semplice («quando è l’assemblea?») costa meno, ma interrompe comunque il lavoro.

La formula

Ore al mese = richieste al mese × minuti totali per richiesta ÷ 60

Costo al mese = ore al mese × costo orario di chi risponde

Conviene dividere le richieste in due gruppi, perché hanno tempi diversi:

domande (informazioni, documenti, scadenze);
segnalazioni (guasti da passare a un fornitore).

Come raccogliere i numeri

Per una o due settimane, chi risponde annota su un foglio:

data e ora;
domanda o segnalazione;
minuti della chiamata e minuti spesi dopo (annotare, cercare, richiamare);
se è arrivata fuori orario o è stata persa.

Due settimane bastano per avere un’idea molto più affidabile di qualsiasi stima a memoria.

Tre esempi

I numeri che seguono sono ipotesi per mostrare il calcolo, non medie del settore. Sostituiscili con i tuoi.

Studio piccolo: 15 condomini

60 domande al mese × 5 minuti = 300 minuti
25 segnalazioni al mese × 20 minuti = 500 minuti
Totale: 800 minuti, cioè circa 13 ore al mese
Con un costo orario ipotetico di 25 euro: circa 330 euro al mese

Studio medio: 50 condomini

200 domande al mese × 5 minuti = 1.000 minuti
80 segnalazioni al mese × 20 minuti = 1.600 minuti
Totale: 2.600 minuti, cioè circa 43 ore al mese
Con 25 euro l’ora: circa 1.080 euro al mese

Studio grande: 120 condomini

450 domande al mese × 5 minuti = 2.250 minuti
180 segnalazioni al mese × 20 minuti = 3.600 minuti
Totale: 5.850 minuti, cioè circa 98 ore al mese
Con 25 euro l’ora: circa 2.440 euro al mese

La tabella da compilare

	Richieste al mese	Minuti per richiesta	Minuti totali
Domande
Segnalazioni
Totale

Ore al mese = minuti totali ÷ 60. Costo al mese = ore × costo orario.

Quello che il calcolo non dice

Le interruzioni. Ogni chiamata interrompe un lavoro (un rendiconto, un verbale) e riprenderlo costa tempo.
Il fuori orario. Le chiamate di sera e nel weekend, se arrivano al cellulare dell’amministratore, non entrano nel costo dello studio, ma pesano.
Le chiamate perse. Un condòmino che non trova risposta richiama, scrive, si lamenta in assemblea. Il costo è nella fiducia, non in euro.

Come usarlo per decidere

Una volta noti i tuoi numeri:

guarda quante richieste sono ripetitive: sono quelle che si possono automatizzare per prime;
guarda quante arrivano fuori orario;
confronta il costo attuale con le alternative: segreteria, call center, assistente AI. Ne parliamo nella guida segreteria telefonica, call center o assistente AI.

Con Limeline, ad esempio, il telefono parte da 79 euro al mese con 100 minuti e WhatsApp da 49 euro al mese con 300 conversazioni (IVA esclusa). Un assistente non elimina il lavoro dello studio, ma si occupa delle domande ripetitive e delle segnalazioni fino all’avviso del fornitore; allo studio arrivano solo le richieste che richiedono una decisione, con i dati già raccolti. Per scegliere il piano in base ai volumi c’è un questionario di 30 secondi.

Per preparare le risposte alle domande ripetitive vedi le 20 domande che i condòmini fanno sempre; per capire quanto può crescere lo studio, quanti condomini può gestire un amministratore; se hai già un centralino, centralino virtuale tradizionale o con AI.

Domande frequenti

Quanto dura in media una telefonata di un condòmino?

Non esistono dati affidabili validi per tutti gli studi. Conviene misurare le proprie: molti centralini e smartphone mostrano la durata delle chiamate, e basta annotare per una settimana anche il tempo speso dopo la telefonata.

Che costo orario devo usare?

Il costo aziendale di chi risponde, non lo stipendio netto: retribuzione lorda più contributi e altri costi, diviso per le ore lavorate. Se risponde l'amministratore, conviene usare il valore del suo tempo, cioè quanto fattura in media un'ora di lavoro.

Un assistente AI elimina tutte le telefonate allo studio?

No. Riduce quelle ripetitive e quelle per i guasti, che vengono gestite fino all'avviso del fornitore. Le richieste che richiedono una decisione arrivano comunque allo studio, ma con il riepilogo e i dati già raccolti.

Alina Voroncova

Ha fondato Limeline per aiutare gli studi di amministrazione condominiale a rispondere ai condòmini 24 ore su 24, su WhatsApp e al telefono, senza aumentare il lavoro dell'ufficio.